區(qū)分文書檔案與科技檔案

在習(xí)慣上，人們一般將“文書檔案”與“科技檔案”并列相稱，文書檔案既是檔案范疇中的一大門類，又具有特指性質(zhì)和實(shí)質(zhì)的內(nèi)涵，而科技檔案是一種概念，不具有特指性質(zhì)，它由反映技術(shù)方面的不同種類檔案組合而成。理解其中的差異，有利于各具體單位的檔案工作人員更好地把握單位檔案的實(shí)體分類。在編制本單位的檔案分類大綱及編號方案時，文書檔案應(yīng)與科技檔案中的實(shí)際類別排列在同一個層次上，例如：文書檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案 ……

區(qū)分科技檔案與文書檔案是一個單位的檔案整理過程中經(jīng)常遇到的業(yè)務(wù)問題。按照國家檔案局制定的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，科技檔案必須遵循成套性原則，做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，因而準(zhǔn)確劃分文件材料的歸屬，成為一個重要的業(yè)務(wù)規(guī)范問題。判斷文件材料的歸屬，準(zhǔn)確劃分科技檔案與文書檔案。

（一）從文件材料的內(nèi)容方面判斷

科技檔案與文書檔案的不同主要體現(xiàn)在內(nèi)容上，因此，要首先分析、研究文件材料的內(nèi)容。重點(diǎn)掌握以政府或者政府部門“紅頭文件”形式出現(xiàn)的某些文件的歸屬問題。 

一般情況下，政府或者政府部門以“文號”形式形成的文件，在文件形成部門應(yīng)歸入文書檔案。而在特殊情況下，某些“紅頭文件”與科技活動有關(guān)，則不能將其歸入文書檔案，而應(yīng)歸入科技檔案。下列情況應(yīng)作為科技檔案管理。

1．以文件形式下發(fā)的科研課題計(jì)劃任務(wù)書，作為課題的依據(jù)性文件；課題成果申報獲獎批準(zhǔn)書，應(yīng)歸入科技檔案中的科研檔案類，與課題研究過程中形成的其他文件材料一起立卷歸檔。

2．以文件形式下發(fā)的有關(guān)基建活動的文件，作為基建項(xiàng)目的依據(jù)性文件，應(yīng)歸入科技檔案中的基建檔案類。這類文件主要有工程項(xiàng)目的立項(xiàng)報告、各級政府的批準(zhǔn)文件或有關(guān)主管部門的批準(zhǔn)文件；有關(guān)該項(xiàng)目的基建經(jīng)費(fèi)的下?lián)苡?jì)劃；環(huán)保、消防、衛(wèi)生、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等部門關(guān)于該項(xiàng)目的審批或者驗(yàn)收文件等，應(yīng)該與該項(xiàng)目形成的其他文件材料一起立卷歸檔，而不能劃歸文書檔案。

3．設(shè)備引進(jìn)的申報及批準(zhǔn)文件，歸入科技檔案中的設(shè)備檔案類。

4．與產(chǎn)品開發(fā)、研究、申報等有關(guān)的批準(zhǔn)文件及獲獎文件等，應(yīng)歸入科技檔案中的產(chǎn)品檔案類。

（二）根據(jù)單位性質(zhì)具體區(qū)分

1．一般來講，黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的主要是文書檔案，科技檔案數(shù)量不多。若有形成的，只有少量的基建檔案和設(shè)備檔案。若形成的基建檔案數(shù)量非常少，則可按照成套性的要求整理后，歸入文書檔案編號及管理；若基建檔案數(shù)量較多的，則可以設(shè)置“基建檔案”專門類別來管理，某些與基建項(xiàng)目有關(guān)的文書材料同時歸入基建檔案。

2．以科研、生產(chǎn)、建設(shè)為主營業(yè)務(wù)的企事業(yè)單位，產(chǎn)生的主要是科技文件材料，因此，本單位的科研、生產(chǎn)、建設(shè)和業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，包括上級機(jī)關(guān)下達(dá)及本單位上報的科研、生產(chǎn)、建設(shè)的計(jì)劃、批復(fù)、辦法等以及本單位其他管理性文件，均作為本單位的科技檔案保存。

對企事業(yè)單位來講，技術(shù)性機(jī)構(gòu)的文件材料技術(shù)性較強(qiáng)，可以側(cè)重科技檔案，某些不易區(qū)分的文件材料一般可劃為科技檔案。

3．以商貿(mào)、旅游、服務(wù)為主營業(yè)務(wù)的企業(yè)，產(chǎn)生的文件材料可以參照機(jī)關(guān)檔案種類的設(shè)置及文件材料的歸類方法，準(zhǔn)確劃分文件材料的歸屬。

（三）劃分科技檔案的種類

科技檔案是一個總體概念，從不同的角度可以劃分不同的種類，從科技檔案概念外延擴(kuò)展角度，它又細(xì)分為多種實(shí)體檔案種類。按其信息內(nèi)容和載體形式可做如下劃分。

1．按載體形式分為：原始型科技檔案、傳統(tǒng)型科技檔案、現(xiàn)代型科技檔案。 

（1）原始型科技檔案。在紙張發(fā)明之前存在的，以龜甲、獸皮、石頭、青銅、泥版、竹木、縑帛等為記錄載體材料，其中涉及科技方面的內(nèi)容，可稱之為原始型科技檔案，但現(xiàn)今可見的微乎其微。 

（2）傳統(tǒng)型科技檔案。以紙張為記錄載體材料，一般稱之為傳統(tǒng)科技檔案，也稱為紙質(zhì)科技檔案，這類科技檔案數(shù)量龐大，占絕對優(yōu)勢。

（3）現(xiàn)代型科技檔案。與傳統(tǒng)型科技檔案比較而言，以感光材料、磁性材料等新型材料為記錄載體材料，這種科技檔案將大幅度增加。

2．按內(nèi)容性質(zhì)分為：科學(xué)技術(shù)研究檔案、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案和專門技術(shù)檔案。

在日常的檔案管理中，一般所講的科技檔案是指從檔案的內(nèi)容性質(zhì)角度劃分的檔案種類，亦稱之為常見的科技檔案類型，包括：科研檔案、產(chǎn)品檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、基建檔案、設(shè)備檔案。

3．按所屬領(lǐng)域分為：氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、地震檔案、環(huán)保檔案和醫(yī)療檔案等。 

（1）氣象檔案。是在氣象觀測、氣象預(yù)報和氣象業(yè)務(wù)技術(shù)管理活動中形成的科技檔案，主要產(chǎn)生于各級氣象管理和技術(shù)部門。 

氣象檔案主要有氣象記錄檔案、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)和服務(wù)檔案、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)管理檔案等。氣象檔案是我國現(xiàn)有科技檔案中，規(guī)范化程度較高的檔案種類，不僅完整性、準(zhǔn)確性程度較高，而且各種文件材料的用紙、規(guī)格、式樣和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的程度也高。 

（2）天文檔案。是指在天文觀測、研究活動中形成的科技檔案，主要產(chǎn)生于各級天文臺、觀測站。 

天文檔案包括3種成分，一是天文觀測活動中形成的各種原始記錄、圖表和照片；二是根據(jù)原始記錄綜合分析整理的各種報表和預(yù)測；三是觀測規(guī)范和儀器設(shè)備的常數(shù)記載材料。 

（3）水文檔案。是指在水文觀測、預(yù)報活動中形成的檔案，主要產(chǎn)生于江河湖海泊、海洋水文觀測站等。

水文檔案包括水文觀測、水情預(yù)報、水文計(jì)算、水質(zhì)分析等種類，其主要成分包括觀測記錄、水文采樣記錄及分析原始材料、水文報表、水文圖樣等。 

（4）地質(zhì)檔案。是指在地質(zhì)工作活動中形成的檔案，主要是相關(guān)的地質(zhì)部分在地質(zhì)調(diào)查、地質(zhì)勘探等活動中形成的記錄和成果。

由于涉及地質(zhì)專業(yè)工作的科技活動很多，因此地質(zhì)檔案內(nèi)容相對復(fù)雜，按其專業(yè)性質(zhì)劃分，包括地質(zhì)調(diào)查和普查、礦產(chǎn)地質(zhì)、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)等檔案種類。地質(zhì)檔案主要包括各種有關(guān)文件材料的底圖、底稿、原圖、記錄本原始材料，以及中間成果和最終成果材料等。

（5）測繪檔案。是指在大地測量和地圖繪制活動中形成的檔案。測繪檔案也比較復(fù)雜，按不同使用性質(zhì)劃分，可分為基本測繪、專業(yè)測繪、特種測繪等檔案種類。測繪檔案內(nèi)容主要包括各種照片、原始記錄、地圖、地形圖、線路圖、成果表、計(jì)算書、技術(shù)總結(jié)等。在航拍測繪中還形成攝影底片、鑒定表、索引圖。 

（6）地震檔案。是指在地震監(jiān)測、地震分析研究和地震預(yù)報活動中形成的檔案。主要產(chǎn)生于地震部門。地震檔案包括地震監(jiān)測和地震分析預(yù)報等兩種檔案，其主要成分有地震地質(zhì)、基礎(chǔ)探測、地殼形變、前兆、裂變、監(jiān)視預(yù)報等記錄、圖表、計(jì)算材料及文字報告等。 

（7）環(huán)保檔案。環(huán)境保護(hù)檔案的簡稱，是指在環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測活動中形成的檔案，主要產(chǎn)生于環(huán)境保護(hù)專業(yè)部門和工礦企業(yè)。環(huán)保檔案包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測等檔案種類，主要內(nèi)容有各種管理性文件材料、環(huán)境污染調(diào)查材料、化驗(yàn)分析材料、治理污染材料、環(huán)境監(jiān)測材料和環(huán)境評價材料等。 

（8）醫(yī)療衛(wèi)生檔案。是指在各種疫病預(yù)防、治療、護(hù)理和衛(wèi)生監(jiān)督活動中形成的檔案，其內(nèi)容包括各種病案、臨床經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、護(hù)理技術(shù)總結(jié)、流行病的調(diào)查與防治以及衛(wèi)生監(jiān)督活動中形成的各種原始記錄、照片、報告等。