第一章 總 則

第一條 為了加強我省著名人物檔案資料的收集、管理和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《海南省檔案管理辦法》，制訂本辦法。

第二條 本辦法所稱著名人物(簡稱名人，下同)是指在某一學科、領(lǐng)域、行業(yè)做出過重大貢獻，產(chǎn)生巨大影響，并得到社會和歷史認可的歷代海南籍(包括在省外或國外的海南籍人士)或在海南省境內(nèi)長期工作活動過的非海南籍的著名人物。主要包括：

㈠建省前擔任海南行政區(qū)、自治州黨政主要負責人，建省后擔任副省級以上四套班子領(lǐng)導職務及其他政界知名人士(包括相當級別的各民主黨派的領(lǐng)導人、無黨派民主人士的領(lǐng)導人);

㈡被授予少將以上軍銜或擔任副軍職以上職務，獲中央軍委授予英模榮譽稱號的英模人物及其他具有一定社會影響的軍界人士;

㈢全國“五一”勞動獎章獲得者，各行業(yè)全國先進工作者及具有重要影響和名望的企業(yè)家;

㈣擔任中國科學院院士、中國工程院院士以及在某項科學技術(shù)領(lǐng)域有突出成就的專家、學者，國家最高科學技術(shù)獎獲得者;

㈤在國內(nèi)外有重要影響、成就突出的文學家、藝術(shù)家、教育家、醫(yī)學界人士;

㈥奧運會獎牌獲得者，亞運會、全運會及其他重大國際、國內(nèi)體育比賽項目冠軍、亞軍及在國內(nèi)外知名度較高的教練員;

㈦著名社會活動家，宗教界著名人士，著名民間藝(匠)人;

㈧在海南工作活動過的著名華僑、華人和外國人士;

㈨對國家和社會有突出貢獻、在國內(nèi)外有重要影響的其他著名人士。

㈩歷史上著名人物參照上述條款認定。

第三條　本辦法所指的名人檔案是名人在長期工作、學習、生活中形成的，具有保存、查考價值的，不同載體的文字、照片、聲像和實物。

第二章 收 集

第四條 名人檔案的收集原則：名人在工作、學習和生活中形成的，真實反映其一生經(jīng)歷和貢獻的具有保存查考價值的各種載體形式的文件材料均應接收、征集歸檔。

第五條 名人檔案的收集內(nèi)容：

㈠反映名人一生經(jīng)歷及其主要活動的生平材料，如自傳、傳記、回憶錄等;

㈡反映名人職務活動的材料，如文章、報告、演講稿、日記等;

㈢反映名人成就的材料，如著作、研究成果、書畫等;

㈣社會對名人研究、評價的材料，如紀念性、回憶性材料，研究介紹材料等;

㈤與名人有直接關(guān)系的材料，如各類證書、譜牒、信函獎章等;

㈥反映名人活動的照片、音像(錄音帶、錄像帶)、多媒體光盤、實物等特殊載體形式的材料;

㈦名人和其相關(guān)人的口述歷史材料等。

㈧名人收藏的圖書、資料及其他具有歷史和紀念意義的物品;

㈨其他有保存價值的檔案資料。

第六條　名人檔案的收集形式：

㈠依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《海南省檔案管理辦法》及其相關(guān)法規(guī)進行收集;

㈡接收有關(guān)單位依據(jù)國家規(guī)定向省檔案館移交的名人檔案;

㈢檔案所有者向省檔案館捐贈、寄存或出售的名人檔案資料;

㈣對其他檔案館、有關(guān)部門保存的名人檔案進行復制;

㈤對散存在省內(nèi)外的名人檔案進行征集;

㈥省檔案館與檔案所有者商定的其他收集方式。

第七條　單位向省檔案館移交名人檔案時，省檔案館與移交單位辦理交接手續(xù)，填制移交清單一式兩份，省檔案館與移交單位各執(zhí)一份。

第八條 個人向省檔案館捐贈名人檔案時，省檔案館與捐贈者簽訂捐贈協(xié)議，并向捐贈者頒發(fā)捐贈證書。

第九條　向省檔案館寄存的名人檔案，省檔案館與檔案所有者或其代理人簽訂寄存協(xié)議。

第十條　名人檔案所有者向省檔案館出售名人檔案，省檔案館要與出售人簽訂購買協(xié)議。

第三章　鑒定與整理

第十一條 省檔案館組織專家對征集到的名人檔案進行鑒定，確保名人檔案的真實性。

第十二條 名人檔案的整理原則是：遵循名人檔案形成的客觀規(guī)律，保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，真實反映名人工作、學習和生活的本來面貌，便于保管和利用。

第十三條 名人檔案的整理方法：

㈠全宗劃分：以每個名人為單位設立全宗。

㈡全宗內(nèi)檔案的分類：按“載體結(jié)合問題或重要程度”進行分類。

1、紙質(zhì)類包括生平傳記、著作、手稿、學術(shù)論文、信件、題詞、外事活動、出版物、報刊等紙質(zhì)材料;

2、照片類包括感光照片和數(shù)碼照片等;

3、聲像類包括錄音、錄像及光盤等由磁性材料制成的記錄材料;

4、實物類包括獎杯、獎狀、獎章、像章、證章、證書、紀念品、書畫及有保存查考價值和紀念意義的其它物品等。

㈢整理單位：名人檔案以卷(冊)為單位進行整理。名人檔案中的紙質(zhì)和實物檔案的整理，按照第(四)、(五)款執(zhí)行。照片、聲像、光盤等檔案的整理，參照國家相關(guān)標準或海南省的規(guī)定執(zhí)行。

㈣裝訂：名人檔案采取裝訂或不裝訂方式進行整理;

㈤排列與編目：

1、在分類的基礎(chǔ)上按問題、時間順序?qū)n案材料以卷為單位進行編排;

2、為保護名人檔案的原樣，不在名人檔案原件上編頁號和加蓋檔號章，將卷內(nèi)每件名人檔案文字材料裝入A4紙大小的信封，在信封右上角加蓋檔號章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

3、將名人檔案材料按類別和檔號順序裝入檔案盒，盒號即為案卷號。不同載體形式的檔案材料一般不混裝，名人的字畫及其它實物，應根據(jù)不同的形狀與尺寸制作裝具;

4、卷內(nèi)目錄的編制

⑴卷內(nèi)目錄應排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣見圖1。

⑵序號，以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。

⑶文件編號，應填寫文件文號。

⑷責任者，應填寫文件形成者或第一責任者。

⑸文件題名，應填寫文件標題，沒有題名或題名不規(guī)范的，自擬題名，外加“[]”號。

⑹日期，應填寫文件形成的時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如1935-09-09，表示月、日的數(shù)字可回行填寫。有的文件未注明日期，編目時應根據(jù)文件的內(nèi)容加以考證并填寫。

⑺頁數(shù)，應填寫一件文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

⑻備注，文件需說明的情況。

⑼檔號，由全宗號、分類號、案卷號、序號組成。

全宗號，全宗號由負責接收的檔案館給定;

分類號，應根據(jù)檔案館制訂的分類方案中設定的類別號確定;

案卷號，應填寫名人檔案按一定順序排列后的流水號;

序號，應填寫卷內(nèi)文件排列順序號。

5、卷內(nèi)備考表編制

⑴ 卷內(nèi)備考表應標明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)、文件缺損、補充以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

⑵立卷人，應由立卷責任者簽名。

⑶ 立卷日期，應填寫完成立卷的時間。

⑷ 檢查人，應由案卷質(zhì)量審核者簽名。

⑸ 檢查日期，應填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

⑹ 互見號，應填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。

⑺卷內(nèi)備考表，應排列在卷內(nèi)全部文件之后。

6、案卷目錄的編制

⑴案卷目錄式樣見圖2。

⑵序號，應填寫登錄案卷的流水順序號。

⑶檔號，由全宗號、分類號、案卷號組成，填寫方法同“卷內(nèi)目錄的編制”。

⑷案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

⑸立卷單位，應填寫負責組卷部門或單位。

⑹起止日期，應填寫案卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時間---年、月、日(以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，)。

⑺頁數(shù)，應填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。

⑻保管期限，應填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

⑼備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。

7、填寫歸檔說明。歸檔說明分二部份，第一部份寫名人簡歷，第二部份寫檔案整理情況，歸檔說明置于名人檔案案卷目錄之前;

8、同一名人全宗不同載體形式的檔案異地存放時，應建立互見號;

9、名人紙質(zhì)檔案的整理，上述條款未及之處，按照檔案整理的有關(guān)規(guī)則與方法進行。

第四章　保管與利用

第十四條　名人檔案的保管期限統(tǒng)一劃分為永久保存。

第十五條　省檔案館設名人檔案庫，專門保管名人檔案，并采取有效措施，配備相關(guān)設備，科學規(guī)范保管名人檔案，確保名人檔案的安全，防止名人檔案丟失或損壞。

第十六條　省檔案館需定期檢查名人檔案的保存狀況，對破損、變質(zhì)的檔案及時采取修復、復制等技術(shù)進行保護搶救。

第十七條 名人檔案要建立全宗卷，內(nèi)容主要包括：全宗說明、歷次征集檔案的交接文據(jù)、協(xié)議和目錄清單、檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、調(diào)閱利用等情況的登記、統(tǒng)計記錄。

第十八條 檔案形成者或捐贈者需要利用本人捐贈、寄存的檔案時，省檔案館提供優(yōu)先和免費服務。檔案的捐贈或寄存者應及時向省檔案館補充新形成的名人檔案文件材料，以確保名人檔案的完整性。

第十九條 檔案形成者或捐贈者要求保密或限制使用的檔案內(nèi)容，省檔案館應遵從要求，嚴格按照接收、捐贈手續(xù)或寄存協(xié)議，在對外提供利用時進行保密或限制使用;上述手續(xù)、協(xié)議中無明確保密或限制使用條款的，由省檔案館按國家規(guī)定向社會提供利用。

第五章 附 則

第二十條　本辦法由海南省檔案局負責解釋。

第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。