海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則

第一章　總　則

第一條　為加強(qiáng)我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，規(guī)范重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)制定的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我省建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條　重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是各級(jí)檔案行政管理部門依法在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行的專項(xiàng)驗(yàn)收。

第三條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。項(xiàng)目建設(shè)主管部門在抓好項(xiàng)目建設(shè)的同時(shí)，有責(zé)任抓好項(xiàng)目的檔案工作。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

第四條 項(xiàng)目檔案是指從項(xiàng)目的提出、可行性研究、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)考核到竣工投產(chǎn)全過程形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理范疇，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第五條　本實(shí)施細(xì)則適用于在我省行政區(qū)域內(nèi)的國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，以及須經(jīng)省政府每年審定公布的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的竣工檔案驗(yàn)收。

第二章　驗(yàn)收組織

第六條　重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，按建設(shè)項(xiàng)目的管理權(quán)限分級(jí)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

(一)在我省行政區(qū)域內(nèi)的國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織工作，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，受國家檔案局委托的，由省檔案局組織驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果報(bào)國家檔案局備案。

(二)省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收，由省檔案局組織。

(三)市(區(qū))、縣重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收，按項(xiàng)目管理權(quán)限，分別由市(區(qū))、縣檔案行政管理部門組織。

省檔案局對(duì)各市(區(qū))、縣檔案行政管理部門組織的檔案驗(yàn)收進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。項(xiàng)目主管部門、各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的指導(dǎo)和咨詢，必要時(shí)可組織預(yù)驗(yàn)收。

第七條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組的組成：

(一)省檔案局組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收組由省檔案局、項(xiàng)目主管部門、必要時(shí)可邀請(qǐng)項(xiàng)目所在地市(區(qū))、縣級(jí)檔案行政管理部門等單位組成。

(二)市(區(qū))、縣檔案行政管理部門組織的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，由檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門等單位組成。

(三)凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)建設(shè)的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員應(yīng)包括項(xiàng)目所在地的城建檔案接收單位。

(四)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組人數(shù)一般為5人以上的單數(shù)，對(duì)于項(xiàng)目規(guī)模較小，竣工檔案數(shù)量相對(duì)少的項(xiàng)目，亦可由3人組成，組長由驗(yàn)收組織單位人員擔(dān)任，必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員參加驗(yàn)收組。

(五)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉項(xiàng)目檔案工作，由項(xiàng)目管理的檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員、主管部門檔案管理人員、相關(guān)行業(yè)檔案人員、專業(yè)技術(shù)人員構(gòu)成。

第三章　驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及前提條件

第八條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2000)及行業(yè)主管部門制定的規(guī)范性文件及有關(guān)電子文件管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

第九條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)具備的前提條件：

(一)項(xiàng)目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計(jì)建成，具備竣工驗(yàn)收條件;

(二)項(xiàng)目試運(yùn)行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計(jì)能力;

(三)完成了項(xiàng)目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項(xiàng)目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)應(yīng)組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》(附件1)進(jìn)行全面自檢。

第四章　驗(yàn)收申請(qǐng)

第十一條　重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作由項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)按規(guī)定辦理檔案驗(yàn)收申請(qǐng)手續(xù)，并經(jīng)檔案驗(yàn)收組織單位核準(zhǔn)后實(shí)施。項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前三個(gè)月，向檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)表》(附件2)。

第十二條　檔案驗(yàn)收組織單位應(yīng)在收到檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)是否同意驗(yàn)收以及驗(yàn)收的安排作出答復(fù)。

第十三條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的主要內(nèi)容包括：

(一)項(xiàng)目建設(shè)及項(xiàng)目檔案管理概況;

(二)保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施;

(三)項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;

(四)存在的問題及解決措施。

第五章　驗(yàn)收內(nèi)容

第十四條　項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作。包括項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度、項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步管理、項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制、項(xiàng)目檔案納入合同管理等方面。

第十五條　項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況：

(一)按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)，結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及項(xiàng)目產(chǎn)生文件材料的實(shí)際情況，檢查項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

(二)各類項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的整理與移交符合《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)、 《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2000)、 《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821—2002)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T/18894—2002)及有關(guān)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

第十六條　項(xiàng)目檔案的安全：

(一)檔案庫房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施，檔案庫房與閱覽、辦公用房分開。

(二)檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

(三)歸檔文件材料的制成材料符合耐久性要求。

(四)采取有效措施保證檔案實(shí)體和信息安全。

第六章　驗(yàn)收程序

第十七條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之前完成。

第十八條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收采用召開檔案專項(xiàng)驗(yàn)收會(huì)議的形式，由驗(yàn)收組織單位負(fù)責(zé)召集。

第十九條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目的建設(shè)單位(法人)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運(yùn)行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會(huì)議。

第二十條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議的主要議程包括：

(一)項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案工作情況;

(二)監(jiān)理單位匯報(bào)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況;

(三)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案及檔案管理情況;

(四)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組根據(jù)檢查情況對(duì)照《海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行評(píng)分及綜合評(píng)價(jià);

(五)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組形成并宣布項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見。

(六)通過驗(yàn)收的項(xiàng)目檔案，驗(yàn)收組成員應(yīng)在《海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見書》(附件3)上簽字。

第二十一條　檢查項(xiàng)目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。

項(xiàng)目檔案數(shù)量在2000卷以上的，抽查檔案按5%-10﹪的數(shù)量抽取;項(xiàng)目檔案數(shù)量在2000卷以下的，抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷;項(xiàng)目檔案經(jīng)過預(yù)驗(yàn)收的，驗(yàn)收檢查時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況簡化，重點(diǎn)檢查在預(yù)驗(yàn)收時(shí)所提出問題的整改情況。

第七章 驗(yàn)收意見

第二十二條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見的主要內(nèi)容包括：

(一)項(xiàng)目建設(shè)概況;

(二)項(xiàng)目檔案管理情況，包括：項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)管理情況，項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量，檔案的種類、數(shù)量，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及安全性評(píng)價(jià)，檔案驗(yàn)收的結(jié)論性意見;

(三)存在問題、整改要求與建議。

第二十三條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果分為合格與不合格。按照《海南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》(附件1)，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組通過無記名投票等方式，有半數(shù)以上成員同意通過的為合格。

第二十四條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格的，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組出具項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見，經(jīng)檔案行政管理部門審核，準(zhǔn)予通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。

第二十五條　檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見，要求項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，并由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提請(qǐng)有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)及相關(guān)責(zé)任單位通報(bào)批評(píng)。造成項(xiàng)目檔案損失的，依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

第八章　附則

第二十六條　本實(shí)施細(xì)則由海南省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十七條　其他建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作，可參照本實(shí)施細(xì)則執(zhí)行。

第二十八條　本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起施行。