科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為了加強科學技術(shù)研究檔案(以下簡稱科研檔案)管理工作，充分發(fā)揮科研檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，制訂本規(guī)定。

第二條 科研檔案是指在科學技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)，聲相等各種形式載體的文件材料。

第三條 科研檔案是科學技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用。

第四條 科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，各級科技管理部門和有關(guān)單位應(yīng)把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合。

科研工作和建檔工作實行“四同步”管理：下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

第五條 有關(guān)單位要把科研檔案工作列入本單位的發(fā)展計劃，在經(jīng)費、庫房、設(shè)備和人員配備等工作條件上給予保證。每年從本單位科研經(jīng)費總額中撥出一定的數(shù)額作為科研檔案工作經(jīng)費。

第二章 科研文件材料的形成和歸檔

第六條 各承擔項目單位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項科研活動歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。

第七條 科研文件材料的歸檔范圍主要包括：

1、研準備階段：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書，開題報告，調(diào)研報告，方案論證和協(xié)議書、合同等文件。

2、究實驗階段：各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等。

3、總結(jié)鑒定驗收階段：工作總結(jié)，科研報告，論文，專著，參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。

4、果和獎勵申報階段：成果和獎勵申報材料及審批材料,推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。

5、推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。

各單位要從實際出發(fā)，根據(jù)不同學科、不同類型科研工作的特點，制定本單位的歸檔范圍。

第八條 科研文件材料歸檔要求：

1、實行由科研課題(項目)負責人主持立卷歸檔的責任制。每項科研項目(包括中斷或取得負結(jié)果的項目)完成或某部分結(jié)束后，對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗收后歸檔。科研人員應(yīng)負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，并作為對其進行考核的內(nèi)容之一。

2、科研文件材料應(yīng)在科研項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，可分階段歸檔。

歸檔的科研文件材料必須是原件(定稿)，根據(jù)需要可復制若干份。

3、凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。

4、幾個單位協(xié)作的科研項目的歸檔可按《科學技術(shù)檔案工作條例》第二十二條規(guī)定或協(xié)議條款立卷歸檔。如確系涉及協(xié)作單位或該單位科技人員的合法權(quán)益，應(yīng)在協(xié)議書或委托書中明確科研文件材料歸檔和歸屬，協(xié)作單位應(yīng)將承擔項目的檔案目錄提供主持單位。

第九條 各單位對已完成的每個科研項目進行鑒定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對準備歸檔的科研文件材料加以審查驗收?？蒲形募牧蠚w檔不符合要求的成果項目，不得進行鑒定、驗收。

凡重點科研項目鑒定、驗收，按照專業(yè)分級管理的原則，其檔案應(yīng)由相應(yīng)的檔案管理部門審查驗收。未經(jīng)檔案部門驗收的科研項目，各級科技管理部門不予承認。各單位檔案管理部門，對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，有權(quán)建議有關(guān)部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。

第三章 科研檔案的管理和檢查

第十條 各有關(guān)單位檔案部門要抓好標準化、規(guī)范化工作，嚴格按照規(guī)則，對接收的科研檔案進行分類、編目。同時，結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進程，逐步實現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化管理。

第十一條 科研檔案應(yīng)有專用庫房保管。絕密級科研檔案必須嚴加保管。檔案庫房門窗要堅固，庫房內(nèi)必須保持適當?shù)臏?、濕度，并有防盜、防火、防腐、防光。防有害生物和防污染等安全措施。對破損的檔案，須及時修復。

第十二條 各單位檔案部門對接收的科研檔案，按有關(guān)規(guī)定劃分保管期限和密級，要定期組織專家和有關(guān)人員對科研檔案進行鑒定。對保管期限變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案提出建議。報主管領(lǐng)導批準后實施。

第十三條 各單位要建立保密、利用、統(tǒng)計、更改等各項管理制度。單位撤銷、合并和科研人員調(diào)動時，必須辦理檔案和科研文件材料的交接手續(xù)。

第十四條 各級檔案管理部門和科技管理部門，要對科研檔案工作進行定期的檢查。檢查的內(nèi)容是：

1、分管領(lǐng)導、機構(gòu)、人員、設(shè)備、經(jīng)費等條件落實情況;

2、技管理中，科研檔案建檔與科技管理工作四同步的情況;

1、 完成的科研項目科研文件材料歸檔情況;

4、檔案管理制度建立和執(zhí)行情況;

5、檔案集中統(tǒng)一管理和保管情況;

6、科研檔案開發(fā)利用情況。

第十五條 經(jīng)過檢查，對科研檔案工作搞得好的單位，要給予表揚或獎勵;凡因檔案管理混亂而影響科研進程和造成嚴重損失的單位，要追究主管領(lǐng)導和直接責任人員的責任。對科研檔案質(zhì)量未達到要求的，必須限期改進;超過期限仍未改進的，要采取不準報成果和不發(fā)成果獎等強制性措施，促其盡快改進。

第十六條 檔案管理部門和各有關(guān)單位，對政治思想好，責任心強，有創(chuàng)新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案人員，應(yīng)按《中華人民共和國科學技術(shù)進步獎勵條例》和國家檔案局制訂的有關(guān)獎勵辦法等有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎勵。對工作失職，違反規(guī)定，泄露機密，造成工作損失者，應(yīng)視其情節(jié)輕重，給予懲處。

第四章 科研檔案的開發(fā)利用

第十七條 各單位要大力開發(fā)科研檔案信息資源，面向單位領(lǐng)導、科研人員，面向社會，為經(jīng)濟建設(shè)、科技進步和技術(shù)市場服務(wù)。

第十八條 加強橫向聯(lián)系。省、自治區(qū)、直轄市有關(guān)部門可試行建立科研檔案目錄中心，開展科研檔案信息交流。

第十九條 各單位的科技檔案部門要加強科技檔案的信息加工工作。編制必要的檢索工具，編撰簡介、文摘、匯編、手冊、史料等。要改進服務(wù)方式，搞好咨詢服務(wù)工作。

第五章 科研檔案人員

第二十條 科技檔案人員屬科技管理人員或檔案專業(yè)人員，要保持相對穩(wěn)定。實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。

第二十一條 科研檔案人員的基本任務(wù)和職責是：

1、 貫徹國家有關(guān)科技檔案工作的方針政策和法規(guī)，制訂本單位的實施細則和有關(guān)規(guī)章制度。

2、 參與本單位的科研計劃管理、成果管理和技術(shù)市場的開發(fā)活動，及時提出對科研檔案的管理要求。

3、 指導、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作。檢查、驗收科研項目或上報評獎成果的檔案是否完整、準確、系統(tǒng)。

4、 負責本單位科研檔案的接收、整理、保管、組織鑒定、統(tǒng)計等項業(yè)務(wù)工作。

5、積極組織開發(fā)利用本單位的科研檔案，充分發(fā)揮其作用。

6、按有關(guān)規(guī)定，做好科研檔案移交工作。

4、 遵守國家有關(guān)科技保密的規(guī)定，保證科技機密及檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)。

5、 承辦領(lǐng)導交辦的其它有關(guān)科技檔案工作事宜。

第二十二條 有關(guān)部門和各科研單位，要有計劃地對科研檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓和職業(yè)教育，逐步提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，建設(shè)一支具有較高質(zhì)量的科研檔案隊伍。

第六章 附 則

第二十三條 本暫行規(guī)定適用于有科研項目的全民所有制單位和集體所有制單位。

第二十四條 本暫行規(guī)定自公布之日起施行。